Nachdem die Motivation zur Digitalisierung der Planungsprozesse von mir skizziert wurde, stellt sich die Frage, wie diese Innovationen aus der Theorie möglichst reibungslos und erfolgreich in die Praxis überführt werden können.
Themen: Change Management, Wissensmanagement, Datenmanagement, Aufgabenmanagement, Kommunikationsmanagement
Change Management
Die Arbeitsprozesse des Building Information Modeling (BIM) stellen grundlegende und weitreichende Innovationen gegenüber den traditionellen Arbeitsweisen dar. Eine Einführung von BIM ist somit nicht durch ein Software-Update inkl. einmaliger Schulung zu realisieren. Es ist vielmehr ein andauernder Lern- und Umsetzungsprozess notwendig, der vorausschauend zu organisieren ist.
Das zur Umsetzung der integralen Planungsmethode notwendige Wissen muss dabei im Rahmen von Fortbildungen oder im Selbststudium neu erworben und anhand von Pilotprojekten erprobt werden. Dieses Change Management innerhalb eines Planungsbüros erfolgreich umzusetzen stellt die Beteiligten vor einige Herausforderungen. Grundsätzlich baut die Planungsmethode BIM auf den tradierten nach Leistungsphasen gegliederten Planungsprozessen auf. Es ist daher von Vorteil, wenn die zukünftigen Wissensträger*innen BIM schon über Erfahrungen aus dem Planungsalltag verfügen, um die Chancen und Risiken der neuen Arbeitsprozesse besser einschätzen zu können. Ihre Motivation, Ausdauer und Kommunikationsfähigkeit ist ein grundlegender Faktor zur erfolgreichen Implementation von BIM im Planungsalltag. Die Auswahl dieser Personen als zukünftige Wissensträger*innen ist daher eine strategische Entscheidung mit erheblichen Auswirkungen auf die Entwicklung der Digitalisierung in der jeweiligen Organisation.
Da es zur erfolgreichen Einführung von BIM nicht ausreicht, dass einige wenige Personen als Wissensträger*innen fungieren, muss ein digitales Arbeitsumfeld geschaffen werden, in dem das erworbene Fachwissen strukturiert und recherchierbar zur Verfügung gestellt wird. Es ist sehr hilfreich, wenn es einen organisationsweiten digitalen Wissensspeicher gibt. Dieser Wissensspeicher entlastet die Wissensträger*innen von repetitiven internen Schulungsaufgaben und senkt gleichzeitig die Schwelle für Interessierte sich mit den Themen der Digitalisierung zu beschäftigen.
Digitaler Wissensspeicher
In den folgenden Abschnitten möchte ich einige Hinweise zur sinnvollen Konfiguration eines digitalen Arbeitsumfeld geben. Nachdem du diese Homepage durchgearbeitet hast, verfügst du über das notwendige Grundlagenwissen zur Digitalisierung der Arbeitsprozesse in der Landschaftsarchitektur. Damit du in deinem Unternehmen nicht die einzige BIM-fähige Person bleibst, ist es wichtig das du dein Wissen teilst und Mitstreiter*innen auf dem Weg der Digitalisierung findest. Somit bleiben nicht alle Aufgaben bei dir hängen und du kannst auch von dem Wissen und Erfahrungen deiner Kolleg*innen profitieren.
Die einfachste, robusteste und kostengünstiges Art einen bürointernen digitalen Wissensspeicher zu realisieren ist die Nutzung einer Cloud-Lösung wie z.B. der Open Source Software Nextcloud Hub. Nextcloud Hub ist eine Client-Server-Applikation zum Speichern und Verwalten von Dateien, Kalender, Kontakten und weiteren Anwendungen auf einem Server. Über Client-Applikationen kann ortsunabhängig auf diese Daten zugegriffen werden. Der Server kann sowohl lokal in der Organisation betrieben oder als DSVGO-konformer Webspace bei verschiedenen Providern gemietet werden.
Ein entscheidender Vorteil dieser Cloud-Lösung ist die Möglichkeit der funktionalen Erweiterung durch Web-Apps, die in die Bedienoberfläche integriert sind. Für den digitalen Wissensspeicher sind die Anwendungen Deck (Aufgabenverwaltung) und Kollektive (Wiki) von zentraler Bedeutung.
Wissensmanagement
Die zentrale Komponente eines organisationsinternen Wissensmanagement ist ein Wiki in Form einer internen Website, die von allen Teammitgliedern gelesen und bearbeitet werden kann. Das Ziel diese Wikis ist es Wissen und Erfahrungen im Sinne einer kollektiven Intelligenz gemeinschaftlich zu sammeln. Dabei ist es von besonderer Bedeutung, dass dieser Wissensspeicher nicht allgemeingültige Informationen wie z.B. den Inhalt dieses Buches enthält, sondern spezifische Informationen die exakt auf das jeweilige Büro und seine originären Arbeitsweisen abgestimmt sind. Bei der Darstellung des Wissens ist darauf zu achten, dass es in einer für alle Teammitglieder verständlichen Form dokumentiert wird.
Analog zum BIM-Modell als einzige Quelle der Wahrheit im Projekt stellt das bürointerne Wiki die einzige und zentrale Quelle der Wahrheit für alle Arbeitsprozesse der Organisation dar. Es ist die erste Ressource des Teams zur Recherche von im Büro vorhandenem Wissen. Bisher wurde in der Landschaftsarchitektur wenig Aufmerksamkeit auf eine exakte Definition von Arbeitsprozessen gelegt. Die Grundhaltung, dass viele Wege zum Ziel führen, stellt ein Wesensmerkmal der Objektplanung dar. Wiederkehrende Standardaufgaben wie die Zuordnung von IFC-Tags zu Bauteilen in einem Prozess eindeutig zu beschreiben und als Arbeitsanweisung zur Verfügung zu stellen, kann ein erster Schritt hin zu einem effektiveren Arbeitsalltag im Planungsbüro sein.
Die Herausforderung beim Aufbau und Pflege eines Wiki besteht in der Motivation des Teams zur aktiven Teilnahme an diesem Prozess. Neben der eigentlichen Projektarbeit ist die Erstellung der Artikel des Wikis eine zusätzliche Aufgabe, die dem Autor Zeit und Mühe kostet und erstmal keinen persönlichen Vorteil bietet. Ganz im Gegenteil wird die Preisgabe von Fachwissen manchmal sogar als Schwächung der eigenen Position in der Hierarchie des Unternehmens erlebt. Diese Bedenken auszuräumen und in einen positiven Impuls hin zu einem kooperativen auf Wissensaustausch basierendem Miteinander im Team zu verwandeln, stellt einen grundlegenden Aspekt der Planungsmethode BIM dar. Damit schon in der internen Projektarbeit zu beginnen, wird einen deutlichen Effektivitätsschub bringen.
Datenmanagement
Die grundlegenden Anforderungen an das Datenmanagement sind bei analogen und digitalen Daten absolut identisch: Wie strukturiere ich die Datenablage so, dass ich die benötigen Daten möglichst schnell finde und sicherstellen kann, dass die Daten dem aktuellen Plan- oder Wissenstand entsprechen. Die jahrhundertelang praktizierte Methode der Sammlung von Daten in Büchern und Ordnern, die anhand von thematischen Kapitel oder Trennblättern gegliedert sind, ist auch in der digitalen Welt immer noch das vorherrschende Ordnungsprinzip. Auch moderne digitale Datenmanagementsysteme wie Common Data Environments (CDE), die einen virtuellen Projektraum zur Verfügung stellen, funktionieren noch so. Wobei die Metapher des Ordners zunehmend durch Tags (Schlagworte) ersetzt werden und der physikalische Ort der Ablage aufgrund der Suchalgorithmen nicht mehr ganz so relevant ist.
Bevor eine Datei, die unterschiedliche Daten enthalten kann, abgelegt werden kann, braucht sie einen Namen. Im eigenen Büro ist man in der Benennung absolut frei. Eine büroweite Namenkonvention ist allerdings sinnvoll, damit alle Mitarbeiter*innen eine Ahnung davon haben, was eine bestimmte Datei für einen Inhalt enthalten kann. Gebräuchlich sind z.B. Dateibenennungen für Pläne mit Projektnummer, Plannummer, Thema, Maßstab, Datum und Version. Je einheitlicher diese Namenskonventionen vom gesamten Team angewendet werden, desto effektiver kann die Suche nach Dokumenten durchgeführt werden. Dabei ist es von Vorteil, wenn lesbare Namen verwendet werden.
Eine von vielen Dokumentmanagementsystemen geforderte Verschlagwortung der Dokumente stellt einen zusätzlichen Aufwand dar. Da der Sinn einer Verschlagwortung beim Speichern nicht immer offensichtlich ist und man schnell in einer Schlagworthölle landet, wenn diese der individuellen Kreativität überlassen wird, erzwingen die meisten CDEs eine strickte Benennung anhand von Schlagworten. Wird diese Benennung nicht absolut korrekt umgesetzt, wird die Ablage der Dateien i.d.R. vom System verweigert.
Obwohl die Schlagworte als Tags in den Dateieigenschaften ablegbar sind, hat es sich in vielen Projekten durchgesetzt, dass die Dateibenennung anhand von Schlagworten wie Projektnummer, Leistungsphase, Planungsthema, Fachplaner usw. durchgeführt wird. Diese Vermischung von Dateiname und Schlagwort hat Vorteile wie die einfache Suche nach Dateinamen aber auch Nachteile wie die Erstellung einer für alle Planungsbeteiligten sinnvolle Namenskonvention.
Erschwert wird die Situation noch dadurch, dass jeder Bauherr, Projektsteuerer oder BIM-Koordinator seine eigene Namenskonvention erstellt hat und diese natürlich inkompatibel mit der bürointernen Namenskonvention ist. Leider sind die Schlagworte der Namenskonventionen aktuell noch eher auf Themen der Architektur und der Technischen Ausstattung ausgerichtet, so dass die Planbenennung für die Landschaftsarchitektur meistens erst nach Überarbeitung der auftraggeberseitigen Namenskonvention möglich ist. Da die geforderten Dateinamen meistens nur noch aus Zahlen- und Buchstabenkodes bestehen, ist die Lesbarkeit und damit auch die einfache Suche anhand von Dateinamen nicht mehr gegeben.
Gelöst werden kann das Problem der Dateibenennung am sinnvollsten, wenn alle nativen Dateien, die zur Bearbeitung des Projekts bürointern gebraucht werden, der Namenskonvention des Büros entsprechen. Erst beim Export der Daten in ein Austauschformat wie PDF oder IFC wird die Namenskonvention der CDE angewendet. Zur besseren Übersicht ist eine Dokumentenliste zu führen, die eine Zuordnung von nativer Arbeitsdatei zu exportierten Austauschdateien enthält. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn aus einer nativen Datei wie einer CAD- oder AVA-Datei mehrere abgeleitete Pläne oder Leistungsverzeichnisse exportiert werden.
Hat die Datei dann endlich einen Namen, muss sie irgendwo digital abgespeichert werden. Theoretisch ist es denkbar, dass alle Dateien einfach in einen Projekt-Ordner abgelegt werden. Bei konsequent durchgehaltener Benennung ist der Ordnerinhalt damit thematisch und zeitlich nach Änderungsdatum sortierbar. Da aber auch Dateien von Planungspartnern, den Behörden oder Auftraggebern abgelegt werden müssen, die natürlich nicht der bürointernen Namenskonvention entsprechen, sind weitere thematisch strukturierte Ordner sinnvoll. Zur leichteren Orientierung beim manuellen Suchen in der Ordnerstruktur sind maximal vier Ordnerebenen zu empfehlen. Je tiefer die Ordner verschachtelt werden, desto unübersichtlicher wird die Dateiablage. Darüber hinaus hat selbst Windows 11 in der Standardkonfiguration immer noch eine maximale Pfadlänge von 255 Zeichen.
Auch bei sorgfältigster Dateiablage mit aussagekräftigen Dateinamen wird es immer Daten geben, die scheinbar spurlos verschwunden sind. Um diese Wiederzufinden ist eine indizierte Volltextsuche eine mächtige Hilfe. Eine Volltextsuche sucht den Suchbegriff nicht nur im Namen sondern auch im Inhalt der Dateien. Das Dateiformat ist dabei relativ unrelevant und auch Beschriftungen auf Plänen oder in Bilder können gefunden werden. Damit diese komplexe Suche auch bei großen Datenbeständen möglichst schnell funktioniert wird ein Index der gefunden Begriffe erstellt und als Datenbank abgelegt.
Die in den Betriebssystemen enthaltenen Suchfunktionen sind meistens so konfiguriert, dass eine indizierte Volltextsuche nur auf dem lokalen Rechner durchgeführt werden kann. Um Daten auf dem Fileserver eines Büros zu suchen, ist eine serverseitige Suchfunktion notwendig, auf die über einen Client in Form einer App oder mittels Webbrowser zugegriffen wird. Viele kommerzielle Anbieter nutzen für ihre Angebote Elasticsearch plus Kibana oder OpenSearch plus OpenSeach Dashboards. Da beide Lösungen frei verfügbar sind, können engagierte IT-Administratoren das natürlich auch eigenhändig installieren und konfigurieren.
Im BIM-Umfeld enthalten die meisten Common Data Environments (CDE) eine Volltextsuche. Dies gilt zur Zeit leider nicht für ein Nextcloud Hub, hier muss die Volltextsuche mittels Elasticsearch nachinstalliert werden. Die Suchergebnisse werden dann zwar meistens etwas schlichter dargestellt und es lassen sich die Ergebnislisten nicht weiter nach Größe, Datum, Autor oder ähnlichen Kriterien filtern. Für die einfache Suche nach Daten, ist das aber meistens ausreichend. Durch sinnvolle Verknüpfung der Suchbegriffe mit ODER bzw. UND lassen sich die gesuchten Daten sehr schnell finden.
Aufgabenmanagement
Das Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzen von Aufgaben im Planungsprozess ist eine zentrale Tätigkeit der Arbeitsorganisation für alle Planer*innen. Die Potentiale der Digitalisierung für diesen Managementprozess zu nutzen, stellt nicht nur eine Steigerung der Effektivität hin zu schlanken Abläufen dar, sondern kann erhebliche Verbesserungen in der Planungsqualität generieren. Denn im Gegensatz zu persönlichen handschriftlich erstellen Aufgabenzetteln als Loseblatt-Sammlungen, kann durch einen digitalen Prozess eine für alle Teammitglieder transparentes System zur Erfassung, Kommentierung und insbesondere Verfolgung von Aufgaben etabliert werden. Denn gerade das abschließende Klären von Fragestellungen ist bei langandauernden Planungsaufgaben mit vielen fachlich Beteiligten nicht immer einfach zu überwachen.
Zur Organisation von Aufgaben im architektonischem Planungsprozess hat sich die übersichtlich visualisierte Methode des Kanban-Board bewährt. Im Gegensatz zu den personalisierten Aufgabenlisten von Outlook und Co. organisieren Kanban-Boards projektbezogen die Aufgaben in einem Planungsteam. Die jeweiligen Aufgaben werden auf Karten erfasst und durchlaufen mehrere Abschnitte entsprechend ihres Zustandes. Typische Abschnitte im Planungsprozess sind „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.
Die einzelnen Aufgabenkarten können nur eine einzelne Aufgabe enthalten, wie „Anfallende Regenwassermengen berechnen“ oder ein komplettes Planungsthema wie „Regenwassermanagement“ mittels Checklisten organisieren. Eine Checkliste kann dann einzelne Tätigkeiten wie „Flächenermittlung“, „Anfallende Regenwassermengen berechnen“, „notwendiges Rückhaltevolumen berechnen“ usw. enthalten. Wie genau die Aufgaben auf einzelne Karten verteilt werden, hängt zum einen von der Größe des Projekts und des Teams, zum anderen von der eigenen Arbeitsweise ab. Wenn ein Team aus zwei Personen ein kleines Projekt abwickelt, sind Aufgabenkarten mit Checklisten nach Leistungsphasen ausreichend. Je größer das Projekt und Planungsteam ist, desto sinnvoller ist eine stärkere Aufteilung der Karten, da dann die Aufgabenkarten verschiedenen Teammitgliedern zugeordnet werden können.
Alle Teammitglieder eines Projekts haben Zugriff auf das Projekt-Board und können sofort erkennen, welche Aufgaben im gesamten Team zu erledigen sind und welche Aufgaben davon ihnen zugewiesen wurden. Dadurch ist der Arbeitsaufwand und die Verteilung der Arbeit im Team transparent für alle Teammitglieder erkenn- und diskutierbar. Der Arbeitsfortschritt wird durch Abhaken der Checklisten und Verschieben der Karten durch die Abschnitte dargestellt. Die Teamleitung kann dadurch jederzeit erkennen, wo das Projekt steht, welche Aufgaben durch fehlende Fortschritte Probleme bereiten oder welche Mitarbeiter*innen besonders erfolgreich bei der Bearbeitung welcher Aufgaben sind.
Diese Transparenz kann in einem Team Bedenken hinsichtlich der Kontrolle durch die Projektleitung wecken. Wenn in einem Team jedoch der integrale kooperative Planungsansatz des BIM gelebt wird, ist es eine hervorragende Chance zur gerechten Verteilung von Aufgaben, zur lösungsorientierten Kommunikation über auftretende Probleme wie auch zur Teammotivation, da der erreichte Planungsfortschritt objektiv sichtbar wird. Wie die dazu notwendige wertschätzende Kommunikation im Unternehmen gelebt wird, ist ein Grundpfeiler für den Erfolg und vor allem dem Spaß an der Arbeitsmethode BIM in der Landschaftsarchitektur.
Kommunikationsmanagement
Der Kern allen planerischen Handelns ist die Kommunikation über Ziele, Inhalte und Absichten der beteiligten Bauherren, Nutzer, Architekten und Fachplaner bis hin zu den Handwerkern auf der Baustelle. Leider ist Kommunikation im Allgemeinen sehr fehleranfällig und es kommt oft zu Missverständnissen über Inhalte und Absichten zwischen Sender und Empfänger einer Botschaft. Dies betrifft insbesondere die Bauwirtschaft, da die traditionellen Kommunikationsmittel des zweidimensionalen Plans inklusive erläuternder Texte, per se nicht optimal zur Beschreibung einer vierdimensionalen Lebensumwelt sind.
Das grundlegende Ziel der Planungsmethode BIM ist es, die Qualität der Kommunikation über Planungsinhalte zwischen allen Beteiligten zu verbessern. Die höhere Qualität der Kommunikation führt zu einer gesteigerten Qualität der Planung, da Missverständnisse vermieden und unklare Sachverhalte aufgeklärt werden.
Die Digitalisierung der Planung ist dabei nur ein Hilfsmittel zur Erreichung dieses übergeordneten Ziels und keinesfalls ein Selbstzweck. Sie stellt den Planenden neue oder erweiterte Methoden zur Visualisierung und Diskussion von räumlichen Zusammenhängen, zur objektiven Simulation und Berechnung von bauwerksrelevanten Prozessen oder zur Verwaltung von Kennwerten der Bauwerke zur Verfügung. Dies dient ausnahmslos dazu begründete Entscheidungen während Planung, Bau und Betrieb zu treffen.
Um begründete Entscheidungen treffen zu können, bedarf es nicht nur eines abgestimmten Planungsstands, sondern auch Wissen über die Grundlagen, Anforderungen und Abwägungen, die zu diesem Planungsstand geführt haben. Zum Abschluss einer Leistungsphase sollte dieses Wissen in einem verständlichen Erläuterungsbericht zusammengefasst vorliegen. Im Verlauf der Leistungsphasen entspricht dieses Wissen dem aktuellen Diskussionsstand. Es ist also von zentraler Bedeutung, dass allen Beteiligten das Wissen kommuniziert wird, was für ihre Fachplanung relevant ist.
Die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation per E-Mail, Chat, Videokonferenz oder bei der Nutzung von digitalen Planungsräumen sind dabei Chance und Risiko zugleich. So ist es sehr leicht einen aktuellen Planindex unkommentiert an das gesamte Planungsteam zu verteilen. Viel schwieriger ist es für die Empfänger zu erkennen, ob dieser Planindex für sie relevante Informationen enthält. Die eigenverantwortliche Prüfung der Relevanz ist aufgrund der Menge an Informationen oftmals nicht leistbar, so dass es auch in einem BIM-Prozess zu Planungsfehlern aufgrund von nicht bei der zuständigen Planungsdisziplin angekommenen Informationen kommt.
Insbesondere die digitalen Planungsräume der Common Data Environments (CDE) können so leicht zu digitalen Wissensgräben werden, in denen Planungsinformationen jahrelang unbeachtet abgelegt sind. Mitverantwortlich ist dabei eine digitale Sprachlosigkeit, die im persönlichen Umgang nicht akzeptabel wäre. So sind E-Mails mit dem einzigen Inhalt „Siehe Anhang“ oder Mitteilungen in der CDE wie „Plan wurde hochgeladen“ für einen kooperativen Planungsprozess nicht ausreichend. Die Information liegt zwar digital für jeden erreichbar vor, kommt so aber bestimmt nicht beim gewünschten Empfänger an.
Damit im Projekt eine effektive Kommunikation im Planungsprozess etabliert werden kann, müssen klaren Absprachen zum gewünschten Verhalten getroffen werden:
- Definition der Planungsverantwortlichkeit für Planungsthemen
- Kommunikation in Gruppen nach Planungsthemen organisiert
- im Anschreiben das Thema, die Frage, das Problem kurz erläutern und die gewünschte Reaktion beschreiben
Wenn du diese sehr einfachen Regeln in der Projektkommunikation beachtest, bist du einen großen Schritt in Richtung eines kooperativen Planungsprozesses gegangen. Wenn du dabei versuchst eine lösungsorientierte Kommunikation zu führen, die wertschätzend, vorurteils- und insbesondere schuldzuweisungsfrei formuliert ist, bist du bereit um erfolgreich mit der BIM-Methodik zu arbeiten.
